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Como organizar e priorizar tarefas

Em um mundo de muita velocidade, alta demanda e cobrança, precisamos aprender a organizar e priorizar as tarefas. No começo deste artigo já irei deixar uma mensagem um pouco dura: você não vai dar conta de tudo.

O principal erro que nos leva à frustração numa velocidade quântica é achar que podemos abraçar o mundo e que todos os planejados serão realizados.

Acredito que por conta das metodologias ágeis, o mundo das empresas e startups, estejam entendendo melhor acerca de planejamento e como as pessoas tentam expressá-lo na forma de controle de todos os acontecidos.

E de cara já entendemos que não é possível controlar tudo, não é possível prever tudo, então direcionamos esforços no que é possível de prever com menor taxa de erro: o futuro próximo.

Como organizar

Organização é a palavra-chave para muitos êxitos em nossa vida. Organizar o quarto permite que encontremos muito mais fácil os objetos, organizar a agenda permite que consigamos enxergar mais claramente os compromissos, entre outros exemplos.

Organizar as tarefas não precisa ser diferente. Como já falei no começo do artigo acerca das altas demandas e cobranças, se torna necessário a visualização dessas demandas alocadas no nosso tempo finito de 24 horas diárias.

Eu costumo utilizar espaços físicos para organizar minha vida, pois acredito (e endossado por muitas pesquisas) que o ambiente corrobora muito para a minha performance no geral.

Um solução que aplico hoje em dia é o quadro da semana. Não sei se ele tem um nome mais pomposo, mas imagino que já tenha entendido a ideia da coisa.

1- Quadro da semana

O quadro da semana é um painel onde aloco tarefas que precisam ser realizadas no escopo de uma semana (no máximo duas).

E lembre-se, tarefa é tarefa, um conjunto de ações que estão alinhadas a um objetivo maior que precisa ser realizados em um determinado período de tempo.

É importante que cada tarefa seja específica e clara. “Lavar o banheiro”, “depositar R$100” e “criar post sobre organização” são exemplos disso.

Também é preciso ter muito cuidado em relação ao escopo da tarefa, que por muitas vezes pode ser repartido em outras tarefas, como por exemplo:

Tarefa grande:

  • Finalizar protótipo do site

Tarefas pequenas:

  • Fazer pesquisa de concorrência;
  • Estudo de similares;
  • Escolha de cores;
  • Definição tipográfica;

A minha dica é: se a tarefa demora mais de 1 hora, deve ser repartida em outras micro-tarefas.

2- Tarefas fixas

Outro elemento dentro do quadro da semana, além das tarefas, são as tarefas fixas, que são tarefas que precisam ser feitas sempre no mesmo momento.

Normalmente, utilizo uma cor de destaque para esse tipo de tarefa para que eu consiga enxergar sua diferença em relação às tarefas novas.

Tarefas que eu utilizo como fixas são:

  • Escrever artigo;
  • Consulta psicológica;
  • Gravar vídeo;

E isso ajuda tanto no gerenciamento das tarefas como na criação de uma rotina.

3- Backlog

Um painel que serve como complementar ao quadro da semana é o backlog. Tenho certeza que já ouviu essa palavra em algum lugar, que à grosso modo significa “requisitos”.

As tarefas do backlog se configuram como tarefas que não possuem nível de prioridade definida, mas que é fruto de algum insight durante o dia.

E a partir de uma priorização que conseguimos alocar as tarefas do backlog no nosso quadro principal.

Como priorizar

E já de cara quero te falar a segunda verdade dura em menos de 5 minutos: nem tudo é importante, se tudo é importante, nada é importante.

Confuso, não? Mas essa ideia segue a lógica de que não conseguimos abraçar o mundo, e se tentarmos fazê-lo, vamos falhar e nos frustrar.

No fundo, é possível abstrair as variáveis que fazem uma tarefa ser mais importante que a outra, e essa noção é fundamental para alcançar êxito na execução das tarefas.

A pergunta que com certeza ajuda é: o que eu não consigo deixar para depois de jeito nenhum e não fazê-lo irá me prejudicar de uma forma catastrófica que não conseguirei viver amanhã?

Sei que parece meio súbito, mas a ideia é justamente essa. Para priorizar bem, é preciso entender que algumas coisas são mais importante que outras, e está tudo bem, as tarefas não irão se chatear por não serem tão importantes.

A matriz

Essa é a matriz de Eisenhower. Nela temos quatro quadrantes que no eixo vertical as tarefas se alocam em grau de importância (da menos à mais importante) e no eixo horizontal, se alocam em grau de urgência (da menos à mais urgente). E a partir desses quadrantes que as tarefas se desenvolvem hierarquicamente.

As tarefas alocadas no quadrante superior direito são de extrema prioridade, pois se configuram como o grupo de tarefas mais importantes e urgentes de todas.

E segue para as tarefas menos importantes e menos urgente no sentido anti-horário. Simples de entender, não?

Se desejar, você pode fazer o download das imagens deste artigo para te ajudar a montar o seu próprio quadro.

Éricles Batista

Escrito por Éricles Batista

Designer de marcas e empreendedor digital apaixonado por Matemática, música, processos e cozinha. 90% dedicado e 40% chato segundo sua namorada.

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