Como comentamos no artigo anterior sobre dicas para produtividade em Home Office, as ferramentas que você vai escolher tem um papel crucial no ganho ou na perda de tempo para fazer cada atividade.
Organizar seu tempo com suas tarefas é algo que nem sempre é fácil e exige muita dedicação e, até mesmo, abnegar várias vontades que nos fazem procrastinar, como terminar algum episódio daquela série, ver o próximo item do feed do Instagram (porque depois vem o próximo, e o próximo…), ou ficar pulando de uma tarefa para a outra sem terminar um tópico.
Como é fácil encontrarmos coisas que podem nos prejudicar nesse momento, separamos aqui algumas ferramentas muito úteis, que vão te ajudar especialmente nesse tempo. Confira:
Ferramentas para gerenciamento de tempo
Pesquisas indicam há anos que a curva de profissionais freelancers estava crescendo cada vez mais, e a crise causada pelo COVID-19 provavelmente fará esse gráfico disparar ainda mais para o topo.
Por isso, mesmo que você esteja trabalhando em casa mas como funcionário de uma empresa, aprender técnicas e ferramentas para gerenciar seu tempo é fundamental, tanto para você, como para seu empregador. Por isso a primeira ferramenta que trouxemos é desse tipo.
Toggl
Como o nome já sugere, essa ferramenta foi desenvolvida especialmente para profissionais que costumam alternar (toggle) de uma tarefa para outra com frequência.
A ideia do Toggl aqui é fazer com que essas alternâncias sejam menos traumáticas e que você consiga voltar mais facilmente para o ponto que parou, sem ter que rever seus passos.
Funciona de maneira simples: você cadastra as tarefas e quando iniciar, você liga o cronômetro, então o tempo começa a rodar e ao terminar sua tarefa, pause o cronômetro.
Ele também conta com lembretes para que inicie as suas tarefas e não se perca por aí.
Ah! E se você não gostar de ficar fazendo esse controle de tempo, ele conta também com os tradicionais calendários e inserção manual de tempo, entre várias outras utilidades.
Você tem uma versão grátis (Plano Básico), mas pode começar com 30 dias sem custo para experimentar os planos pagos caso queira mais integrações (com o próprio Trello, por exemplo) e times maiores.
Freedom
Se o seu problema é falta de foco, muitas vezes a causa é bem conhecida: excesso de distrações.
A proposta do Freedom é bloquear essas distrações no tempo que for necessário para concluir suas tarefas.
Pode parecer um pouco drástico, mas pode ser extremamente eficiente para concluir mais rápido o que precisa fazer e, aí sim, relaxar e se distrair.
Em sua versão gratuita, a ferramenta bloqueia 7 distrações (entre sites e apps). Se precisar de mais bloqueios, confira os planos pagos.
Você pode conferir as versões para PC, Mac, navegadores e smartphones nesse link.
PomoDoneApp
Já comentamos algumas vezes sobre a técnica Pomodoro e como ela pode ajudar em sua produtividade.
Como não é todo mundo que tem o tradicional cronômetro de cozinha em forma de tomate, usar a versão digital acaba sendo bem mais eficiente.
O PomoDoneApp é um aplicativo que aplica a técnica de sprints pré-definidos de trabalho com pausas entre cada etapa. Nesse tempo você não pode ter nenhuma interrupção e distração (use o Freedom, se necessário).
O aplicativo conta com uma conta gratuita que faz integração com duas plataformas de gerenciamento de tarefas e tempo de relatórios limitados a um mês. Se quiser mais integrações, relatórios e outras funcionalidades, os planos começam em U$ 2,29 / mês.
Confira as versões para download.
Ferramentas para gerenciamento de tarefas
Tempo é dinheiro, como deixamos bem claro nas ferramentas anteriores. Mas antes de gerenciar seu tempo, é preciso colocar suas tarefas na ordem de prioridade a serem executadas, definir quem será o responsável por cada uma e compartilhar a documentação para iniciar.
Tudo isso e mais algumas funcionalidades muito úteis vocês encontrarão nas ferramentas a seguir:
Trello
Já comentamos sobre o Trello outras vezes, até mesmo nesse post. Na minha opinião é uma das ferramentas mais práticas e versáteis para organizar as tarefas, individualmente ou em times.
Lá é possível estabelecer prazos e prioridades, anexar arquivos, comentários, além da tradicional divisão em blocos, que permite separar as tarefas em etapas bem didáticas.
Trello tem versões para desktop e smartphone.
Asana
Outro gerenciador no mesmo nível que o Trello, com várias integrações úteis também. O foco do Asana acaba sendo um pouco mais na comunicação em si, com monitoramento de conversas e outras funcionalidades para essa parte.
É interessante conhecer esses dois players, já que o trabalho em equipe (remoto ou não) com ferramentas desse tipo tende a ser cada vez mais comum e necessário.
Asana tem versões para desktop e smartphone, além de planos gratuitos e pagos, conforme os recursos que julga necessário.
MindMeister
Saindo um pouco do padrão de blocos e lista de tarefas, o MindMeister é para quem gosta de ver suas tarefas organizadas de uma maneira mais visual.
É uma ferramenta criada para criar mapas mentais, que é uma ótima forma de organizar seus pensamentos e etapas de trabalho. Por isso entra nessa categoria de gerenciamento de tarefas também.
Além de organizar de maneira visual, a ferramenta permite que o time colabore em tempo real (com comentários e anexos), criar apresentações e exportar em outros formatos offline, tornando-se algo bem completo e fácil de usar.
Você pode criar até 3 mapas mentais na versão grátis. Precisando de mais, confira os planos no site.
Trabalho em equipe
Juntar as pessoas para realização de projetos e aulas de maneira virtual é, mais do que nunca, uma necessidade.
Mas, muitas vezes apenas um chat não é o suficiente, sendo necessário organizar reuniões, compartilhar arquivos, definir prazos, realizar pesquisas, etc.
Coisas que antes eram feitas em ferramentas individuais para cada função, estão sendo centralizadas em apps como o Teams e o Slack:
Teams
O Microsoft Teams já vem se mostrando o substituto natural do Skype, já que integra a parte de vídeo e voz que o segundo tinha, mas inclui diversas funções para trabalho em equipe, que mencionamos agora pouco.
Está sendo fortemente usados por escolas nesse momento de crise que estamos, mostrando ser fácil de usar e permite criar organizações fechadas (e-mail corporativo) para quem já tem o pacote Office pela empresa.
Não é necessário ter uma conta paga do pacote Office, mas se tiver, terá acesso a mais recursos.
Slack
Faz tempo que o Slack é o preferido pelas startups e empresas de tecnologia, unindo diversos outros apps importantes, como alguns citados nesse artigo..
A proposta é muito parecida com a do Teams, mas sem um vínculo com o Office.
O foco do Slack sempre foi a integração com outros apps, como o Google Drive, Dropbox, Asana, Zoom, Trello, Salesforce, Github, entre outros.
Assim como os demais serviços, oferece um plano gratuito com algumas limitações (mas extremamente útil) e versões pagas com maior número de integrações e recursos.
Ferramentas para criação ágil de peças
Canva
Já comentamos sobre o Canva algumas vezes, já que hoje ele é uma das ferramentas mais práticas e cheia de recursos para criar suas artes, seja para rede social ou impressão.
Templates prontos podem ser bons pontos de partida, mas claro que, como profissionais criativos não precisamos parar por aí, podendo colocar nosso próprio toque nas criações.
Aproveite para experimentar a versão profissional por 30 dias grátis! Os recursos impressionam.
Adobe Spark
Para quem possui o pacote da Adobe, o Adobe Spark conta com uma ótima ferramenta de criação de peças de maneira prática para trabalhar em conjunto com os já tradicionais Photoshop e Illustrator.
Vale conhecer mesmo se não tiver o pacote Adobe instalado, já que em sua versão gratuita já permite criar peças de design, mas com algumas limitações.
Conclusão
Ser mais ou menos produtivo não depende só da nossa força de vontade, mas das ferramentas que usamos.
Por isso sempre estude novas ferramentas que permita que faça seu trabalho melhor e mais rápido para que possa se diferenciar por isso.
Até a próxima!
